develop your own website


De administratie van jouw vereniging
in een eigen website

Doe je de administratie van jouw vereniging nog op papier, of in een speadsheet?Gebruik je mischien een computerprogramma dat op maar één computer werkt?
Kijk dan eens naar VerA: de hele administratie in een web-applicatie, zichtbaar voor ieder die het zien mag, verborgen voor de rest van de wereld.
.

VerA is 

een web-applicatie om de administratie van een  vereniging in te doen.
De financiële- en  leden-administratie (en nog veel meer) in één omgeving: geen overlap, geen ontbrekende leden in de financiële-administratie. Maar wel is alles alleen beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers.   

Bestemd voor 

een kleine vereniging.  In eerste instantie is VerA ontwikkeld voor een muziekvereniging. Maar ook koren gebruiken het. Heb je voor jouw vereniging specifieke wensen? Laat het weten, misschien is het al mogelijk en anders passen we wat aan of ontwikkelen we hiervoor een nieuwe module.

Modules

en de alle formulieren zijn te autoriseren per groep of gebruiker: niet zichtbaar, alleen bekijken, toevoegen, wijzigen en of verwijderen van gegevens.
Zo regel je bijvoorbeeld dat bestuursleden wel alle leden en financiële gegevens kunnen zien, maar dat alleen de sceretaris leden kan wijzigen en de penningmeester facturen kan maken en boekingen kan doen.

Relatiebeheer

Voor het beheer van leden en alle andere relaties

Facturatie

Contributie- en andere facturen maar ook ontvangen facturen worden verwerkt in deze module.

Boekhouding

In deze module beheer je het rekeningschema en de boekjaren. Stel je de begroting op en verwerk je de bankmutaties. Ook de balans en exploitatierekening voor het jaarverslag maak je hier.

en meer .....

Modules voor opleidingen, instrumentenbeheer, verkoopacties en natuurlijk het beheer van de applicatie.

Relatiebeheer
Van elke relatie wordt maar één keer de naam- en adres-gegevens vastgelegd, een 'Relatieadres'.
Voor elke 'rol' die een relatie heeft binnen de vereniging kunnen extra gegevens worden opgeslagen. Een rol kan zijn: lid, donateur, docent, leerling, debiteur/crediteur.
Bij een lid leg je ook het soort lidmaatschap vast, dat in de loop van de tijd misschien kan veranderen: eerst jeugdlid, daarna gwwoon lid. 
Bestaat de vereniging uit meerdere onderdelen? Ook die leg je vast bij een lid. Makkelijk als je bijvoorbeeld een mailing wilt versturen naar alleen de leden van één verenigingsonderdeel.
Welke lidmaatschappen er mogelijk zijn bepaal je uiteraard zelf, net zoals de hoogte van het lidmaatschap. Naast een echt lidmaatschap kun je ook ander andere financiele verplichtingen vastleggen, zoals voor de huur of het gebruik van een instrument of een gezinskorting.
Verder kun je bij een lid één of meer functies vastleggen, bestuursfuncties of een bepaalde commissie. 

Facturatie
Als leden met het juiste lidmaatschap zijn vastgelegd, kun je de contributiefacturen handmatig maken, maar ook geheel of gedeeltelijk automatisch.
Eventueel lesgeld wordt ook in de contributiefactuur meegenomen.
De factuur kun je mailen of afdrukken.
Facturen die je ontvangt registreer je. Na een eventuele autorisatie worden ze verder verwerkt in de boekhouding.
Bij het verwerken van bankbetalingen en ontvangsten kunnen de facturen automatisch worden afgeletterd. Als dat niet lukt kun je het ook handmatig doen.
Voor facturen die na de vervaldatum niet betaald zijn maak je in deze module de aanmaningen.

Boekhouding
Bankmutaties lees je in vanuit een csv- of txt-bestand van de bank. De verwerking ervan gaat grotendeels geheel automatisch. Je kunt uiteraard ook zelf handmatig boekingen maken.
Ook het afsluiten van een boekjaar doe je met één druk op een knop; een nieuw boekjaar wordt automatisch aangemaakt (als het er nog niet is).

Instrumentenbeheer
Je registreert hier de instrumenten met o.a. soort en merk. Ook instrumenten niet in eigendom van de vereniging kun je vastleggen voor bijvoorbeeld de verzekering.
Is een instrument in gebruik bij een lid? Je legt het vast als 'bruikleen'.
Ook reparaties en inspecties van een instrument kun je hier administreren.

Opleidingen
Is het mogelijk bij de vereniging (muziek)lessen volgen? Je beheert ze in de module Opleidingen. Bij de cursus (vast aantal lessen, vaste periode) of opleiding (variabel aantal lessen , geen vaste periode) leg je de lesdatums en de leerlingen vast. Het lesgeld wordt gefactureerd in de periodieke contributiefactuur, vooraf of achteraf.

(Applicatie)beheer
De vaste gegevens van de vereniging (naam, adres e.d.), allerlei parameters waarmee het gedrag van VerA gestuurd wordt (zoals wel / niet direct boeken, vooral / achteraf contributie factureren) kun je hier wijzigen. Ook de standaard teksten van de mails die door VerA verstuurd worden leg je hier vast.
Gebruikers maak je hier aan en ook de autorisatie (wat mag een gebruiker doen en zien) doe je hier.

Interessant,

denk je misschien nadat je de demo hebt bekeken. Hoe nu verder? En niet onbelangrijk: wat zijn de kosten?
Eerst het goede nieuws:  de software van VerA  wordt gratis ter beschikking gesteld, ook de updates. Maar het is niet helemaal gratis. Om teleurstelling en veel frustraties bij conversie en inrichting te voorkomen willen wij hier behulpzaam bij zijn. Twee dagdelen consultancy vinden wij een minimum. De kosten hiervoor zijn 75 euro per dagdeel, incl BTW, excl eventuele reiskosten.

Webhosting

VerA is een web-applicatie. Het moet dus ergens 'gehost' worden. je hebt dan een domeinnaam en een hosting pakket nodig. Wij hebben goede ervaringen met Versio.
Misschien heb je al een website voor de vereniging en kun je VerA er bij zetten. 
Zijn er geen mensen in de vereniging die dit kunnen  doen of ga je liever voor het gemak? Voor een kleine vergoeding regelen wij het voor je.

Installatie

en inrichting van VerA is dan de volgende stap. Elk administratiepakket heeft zijn voor en nadelen, is gebaseerd op een bepaalde gedachte en werkwijze. Zeker voor de installatie, inrichting en het eerste gebruik is het dan fijn als je daarin wordt meegenomen. Hier zijn dan ook de twee dagdelen consultancy voor bedoeld.
Voordat je VerA gaat gebruiken converteer je de huidige relaties, leden, boekhouding., etc. Je hoeft niet alles opnieuw in te typen; de meeste gegevens kun  je importeren.

en dan gebruik je VerA

De applicatiebeheerder maakt gebruikers aan en autoriseert ze voor één of meer formulieren. De gebruikers  doen hun 'ding': relatiebeheer, ledenadministratie, facturatie,  boekhouding, etc.
Regelmatig komt er een update, met nieuwe en verbeterde functies. 
Heb je ideeën voor verbetering, wensen voor nieuwe functies? Laat het weten, wie weet komen ze in  de nieuwe versie.